Vít Berka: Posílání osobních složek po žácích

Dotaz: Může ředitel školy nebo učitel posílat po žácích dokumenty týkající se osobních údajů učitelů či žáků?

Ochranu osobních údajů o fyzických osobách, práva a povinnosti při zpracování těchto údajů upravuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů. Zákon se vztahuje na osobní údaje, které zpracovávají státní orgány, orgány územní samosprávy, jiné orgány  veřejné moci, jakož i fyzické a právnické osoby a vztahuje se na veškeré zpracovávání osobních údajů, ať k němu dochází automatizovaně nebo jinými prostředky (viz § 3 zákona).

Zpracováním osobních údajů je podle § 4 písm. e) zákona jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace.

Předávání osobních údajů je tedy součástí zpracování osobních údajů. Podle § 13 zákona správce a zpracovatel jsou povinni přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů.

Povinnosti uložené správcům a zpracovatelům v § 13 se týkají ochrany jak před jednáním osob, tak důsledků přírodních a jiných událostí. Povinnost zajistit bezpečnost osobních údajů má správce, resp. zpracovatel od okamžiku, kdy začíná údaje zpracovávat  a po celou dobu, kdy zpracování probíhá a trvá i po ukončení zpracování, tj. do chvíle, kdy osobní data jsou likvidována, předána jinému správci a pod.

Pokud by  tedy ředitel školy nebo učitel chtěl posílat po žácích některé dokumenty, musí zajistit splnění povinností uvedených ve zmíněném § 13 zákona, jinak se vystavuje nebezpečí sankcí z důvodu porušení svých povinností.

Závěr:

Podle našeho názoru v daném případě doručování dokladů s osobními údaji po žácích těžko může splnit požadavky § 13 zákona (jde nejspíš o osobu nezletilou, o osobu, která není v žádném pracovněprávním vztahu ke škole), a proto by takový způsob neměl být používán.

Vít Berka