Jsou nějaké závazné vzory třídních knih a další pedagogické dokumentace? Je možné vést třídní knihu a ostatní pedagogickou dokumentaci pouze v elektronické podobě?

Každá škola je podle školského zákona povinna vést třídní knihu, která obsahuje průkazné údaje o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu, avšak forma tohoto dokumentu je pro školy nezávazná.


Školy si mohou zvolit z nabídky ty dokumenty, které nejvíce vyhovují jejich specifickým požadavkům, případně si vytvořit i vlastní. Proto i nová podoba školské dokumentace vytvořená Výzkumným ústavem pedagogickým a zveřejněná na webových stránkách MŠMT je pouze doporučená (http://www.msmt.cz/vzdelavani/nove-tridni-knihy-a-dalsi-skolske-dokumenty-pro-zakladni). Je plně v kompetenci škol, jestli budou tyto dokumenty využívat v nabízené podobě nebo se jimi budou pouze inspirovat a upraví si je podle svých vlastních požadavků. Uvedené platí pro všechny základní školy, včetně základních škol speciálních nebo základních škol praktických.

Dokumentaci školy je možno vést v papírové nebo elektronické podobě. Školský zákon neurčuje podobu, ale obsah dokumentace. Následně je ale třeba při archivaci dokumentace postupovat v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Zde je v § 2 písm. d) vymezen dokument, který podléhá archivaci: "d) dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena," - umožňuje se archivovat i digitální podoba dokumentů.

Dále jsou v Příloze č. 2, bod 16 vymezeny typy dokumentů, které se posuzují jako archiválie: "16. Třídní výkazy, katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, protokoly o maturitních zkouškách vydané základními a středními školami a protokoly o státních závěrečných zkouškách na vysokých školách".

A konečně v § 69a je vymezen postup pro archivaci digitálních materiálů:

"§ 69a - Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě

(1) Není-li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, určený původce jej opatří kvalifikovaným časovým razítkem.

(2) Je-li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, určený původce

a) ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka a platnost kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,
b) zaznamená údaje o výsledku ověření podle písmene a) a uchová je spolu s doručeným dokumentem v digitální podobě.

(3) Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. Je-li potřeba zachování věrohodnosti původu dokumentu kratší než skartační lhůta dokumentu, uvede to určený původce ve svém spisovém a skartačním plánu.

(4) Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny formátu.

(5) Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování podle odstavce 3 nebo při převedení či změně formátu dokumentu podle odstavce 4 a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení či změnu formátu dokumentu nezbytné, se nepovažuje za porušení obsahu dokumentu.

(6) Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny formátu dokumentu v digitální podobě určený původce zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou formátu.

(7) Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří určený původce uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě, nebo svojí elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem.

(8) Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci."

Při archivaci digitálních dokumentů je tedy možno postupovat dvojím způsobem: digitální dokumentaci vytisknout a opatřit podpisy, nebo postupovat v souladu s § 69a zákona č. 499/2004 Sb.

Materiál MŠMT.